Aprovecha los empleados digitales para optimizar procesos y aumentar la eficiencia
Visión objetiva de RPA
Con el enfoque adecuado, la implementación de RPA en una empresa se convierte en una estrategia clave para automatizar tareas rutinarias. Al crear un equipo de asistentes digitales, la empresa puede aumentar significativamente su flexibilidad y optimizar sus operaciones.
Otros beneficios de la implementación de RPA incluyen la reducción de costos, el aumento de la productividad y la optimización de los procesos empresariales.
Sin embargo, la implementación de RPA también puede presentar desafíos, siendo uno de los principales la posible insatisfacción de los empleados. La robotización implica cambios en los valores corporativos, la reestructuración del modelo de negocio y la reasignación de funciones dentro de los departamentos, lo que puede generar resistencia al cambio.
Por ello, al iniciar la implementación de RPA, te ofrecemos nuestra ayuda para superar estos y otros desafíos.
Mejores prácticas de implementación de RPA
¿Dónde comenzar con la robotización para obtener el máximo beneficio?
- Analiza y comprende los procesos actuales
Analizar los procesos en su estado actual y visualizar cómo deberían ser es un aspecto clave para el éxito de la implementación de RPA. Además, es fundamental establecer un sistema de gestión que notifique al departamento de robotización sobre cualquier cambio relevante en los procesos o el software. - Gestiona las expectativas y define indicadores de éxito
Es necesario calcular el efecto económico esperado del uso de la robotización automatizada de procesos antes de su implementación. Aunque esta norma se aplica a cualquier implementación de software, es especialmente relevante para RPA debido a las especificidades de la tecnología, que sustituye a los empleados en procesos reales en lugar de modificarlos. - Crea un centro de competencias de RPA
El Centro de Excelencia de RPA es una herramienta clave para desarrollar e implementar una estrategia integral de robotización. Su función principal es coordinar la visión de todas las partes interesadas y garantizar una implementación eficiente. El Centro de Excelencia puede incluir a personas responsables de identificar áreas problemáticas para la robotización, crear modelos operativos, ajustar y optimizar continuamente el robot, interactuar con otros departamentos de la empresa, etc. - Crear un entorno de calidad
Para una implementación exitosa a gran escala de RPA, una empresa necesita preparar un espacio sobre el que construirlo todo. Se necesitará una infraestructura tecnológica básica con un entorno para el desarrollo y las pruebas, no muy diferente de un entorno de producción. En el futuro es posible que se necesiten servidores adicionales para gestionar la redundancia y la seguridad de los robots.
Etapas típicas de la implementación de RPA
- Proof of Concept (PoC)
La fase PoC consiste en seleccionar unos pocos pequeños procesos adecuados para RPA y automatizarlos al menos en un entorno de prueba. El objetivo de esta fase es demostrar que las soluciones basadas en RPA funcionarán realmente en los procesos de la organización. - Formación
Cuando PoC ha tenido éxito y se ha elegido el camino hacia la robotización, es necesario seleccionar y formar al personal que participará, si no en la implementación, sí en el apoyo al proceso de implementación. El proveedor de RPA y un consultor externo suelen ofrecer asesoramiento sobre la formación del personal. - Planificación
Cuando tu equipo esté listo para iniciar una implementación de RPA a gran escala por su cuenta o con la ayuda de un integrador externo, es necesario seleccionar los procesos más prioritarios para la robotización en términos no solo de beneficios económicos, sino también de velocidad de implementación y grado de automatización futura. Esta etapa implica no sólo la evaluación económica y la planificación, sino también la participación de expertos técnicos, incluyendo escenarios de prueba regulados, procedimientos de gestión de errores, etc. - Desarrollo de robots
El nombre de la etapa ya lo indica. Durante la ejecución de esta etapa, se programa un algoritmo, que luego será ejecutado por los robots. Es recomendable seguir las mejores prácticas durante el desarrollo, las cuales pueden ser proporcionadas por el proveedor o consultores certificados. - Traslación a la producción
Por ahora, ya tienes los robots listos, pero aún no puedes trabajar con datos operativos reales. El proceso de la llamada «traslación a la producción» es una de las etapas más importantes en el desarrollo de cualquier implementación de software, ya que es aquí donde pueden aparecer errores inesperados o detalles imprevistos. El equipo responsable de la implementación de RPA debe supervisar especialmente de cerca los robots y los resultados de la robotización y aplicar correcciones o desactivar los robots con rapidez. - Ampliación
Cuando los primeros proyectos se han implementado y testeado con éxito, es el momento de centrar la atención en otros procesos de la empresa (quizás en otros departamentos) que también requieren automatización. La ampliación de RPA es un proceso bastante sencillo. Se supone que se pueden utilizar componentes que ya se han desarrollado previamente al robotizar otros procesos.